Najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej, wynikającej z nowych przepisów Kodeksu pracy każdy pracownik musi zostać poinformowany przez pracodawcę, o tym kto z firmy jest odpowiedzialny za współpracę z nim w trakcie wykonywania pracy zdalnej oraz jakie osoby mogą dokonywać kontroli. Ponadto należy formalnie wskazać jednostkę organizacyjną, w której strukturze mieści się stanowisko pracownika.
Czy aktualizacja dotyczy pracodawcy, który stosuje tylko pracę zdalną okazjonalną?
Nie, gdyż w jej przypadku nie stosuje się części przepisów nowelizacji, w tym właśnie tego, który nakłada na pracodawców obowiązek aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia (art. 6721 Kodeksu pracy). Obowiązek ten dotyczy tylko pracodawców, którzy wdrożyli pracę zdalną całkowitą lub częściową.
Czy konieczne jest zaktualizowanie informacji o warunkach zatrudnienia, jeśli praca zdalna jest wprowadzana na wniosek pracownika rodzica dziecka do lat 4?
W przypadku pracowników z tzw. grup uprzywilejowanych, o których mowa w art. 6719 § 6 Kodeksu pracy nie ma wyłączenia żadnych obowiązków związanych z wdrożeniem pracy zdalnej, a więc pracodawca powinien takim pracownikom po uzgodnieniu pracy zdalnej przekazać aktualizacje do informacji o warunkach zatrudnienia na ogólnych zasadach. Ta sama zasada dotyczy przypadku wprowadzenia pracy zdalnej w indywidualnym porozumieniu z każdym pracownikiem, także z grup nieuprzywilejowanych.
Czy dla nowych pracowników zatrudnianych od 7 kwietnia trzeba stworzyć dwie informacje o warunkach zatrudnienia?
Nie, w przypadku zatrudniania nowych pracowników, którzy rozpoczną pracę już po wprowadzeniu przepisów o pracy zdalnej do Kodeksu pracy przekazywana będzie tylko jedna – bardziej rozbudowana – informacja o warunkach zatrudnienia. Zostaną w niej ujęte zarówno elementy wynikające z art. 29 § 3 Kodeksu pracy, jak i nowego art. 6721 Kodeksu pracy dotyczącego pracy zdalnej.
Jak nowa informacja powinna zostać przekazana pracownikom?
W tym zakresie ustawodawca przewidział dwie możliwości – przekazanie w postaci papierowej lub elektronicznej, w zależności od decyzji pracodawcy. Ważne jest jednak, aby nastąpiło to najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez pracownika wykonywania pracy zdalnej.
Jaką treść ma mieć aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia?
Powinna ona obejmować dwa punkty:
- określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,
- wskazanie osoby lub organu, o których mowa w art. 31 Kodeksu pracy, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy
Czy w informacji muszą być wpisane nazwiska osób odpowiedzialnych za współpracę czy uprawnionych do kontroli pracownika?
Nie, jeśli będzie precyzyjnie określone, kto to jest, np. przez wskazanie stanowiska tej osoby. W przypadku kontroli może to być bezpośredni przełożony, pracownicy działu BHP, pracownicy działu HR, pracownicy działu bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. Warto też wyraźnie rozdzielić zakresy kontroli, do których są upoważnione poszczególne osoby ujęte w informacji o warunkach zatrudnienia.
Czy zmiana struktury organizacyjnej może wymusić zmianę informacji o warunkach zatrudnienia?
Tak, jeśli dotyczy ona komórki organizacyjnej, w której był zatrudniony pracownik wykonujący pracę zdalną. Jeśli komórka dotychczasowa przestaje istnieć, to należy zaktualizować treść informacji o warunkach zatrudnienia, wskazując w niej nową komórkę, w której strukturze aktualnie będzie się mieściło stanowisko pracownika zdalnego.